SB 12: Inspection of Public Records; documents and records in the possession of private persons or entities; revise provisions

La Ley de Registros Abiertos de Georgia (O.C.G.A. § 50-18-70) ya hace que la mayoría de los registros gubernamentales estén abiertos a la inspección pública, pero han surgido dudas sobre quién es responsable de recuperar los registros cuando una empresa privada o contratista los tiene en nombre de una agencia gubernamental, como un proveedor que almacena archivos o realiza servicios subcontratados. Este proyecto de ley aborda ese vacío. Agrega una definición de 'custodio' o 'custodio legal', que significa la agencia (o un empleado designado de esa agencia) que tiene a cargo, la custodia, el cuidado y el control de un registro público. Luego modifica las disposiciones sobre el derecho de acceso (O.C.G.A. § 50-18-71) para que todas las solicitudes de registros deban dirigirse a un custodio, y exige que ese custodio recupere los registros que una persona o entidad privada tenga en nombre de una agencia, o que hayan sido transferidos a una parte privada para su almacenamiento o uso gubernamental futuro. Los tenedores privados deben entregar esos registros cuando se les solicite, siempre que la solicitud esté dentro del período de retención de documentos aplicable o de un acuerdo de retención. Un custodio no está obligado a recuperar registros que tenga otra agencia. La ley entraría en vigor tan pronto como el Gobernador la firme o de otro modo se convierta en ley sin su firma.

• Agrega una definición legal de 'custodio' o 'custodio legal' como la agencia o el empleado designado con la carga y el control sobre un registro público.
• Exige que todas las solicitudes para inspeccionar o copiar registros públicos se dirijan a un custodio en lugar de a quien tenga los registros en ese momento.
• Exige que un custodio recupere los registros públicos que tenga una persona o entidad privada que esté prestando un servicio para, o almacenando registros en nombre de, una agencia gubernamental.
• Exige que las personas o entidades privadas entreguen dichos registros al custodio cuando se les solicite, dentro del período de retención aplicable o de un acuerdo de retención.
• Aclara que un custodio no tiene el deber de recuperar registros que tenga otra agencia gubernamental o entidad pública.
• Establece la fecha de vigencia como la fecha en que el Gobernador firme el proyecto de ley, o la fecha en que se convierta en ley sin su firma.

Las agencias gubernamentales y sus custodios de registros designados, las empresas privadas y contratistas que almacenan o administran registros públicos o realizan funciones gubernamentales subcontratadas, y los miembros del público, periodistas y organizaciones que presentan solicitudes de registros abiertos ante agencias estatales o locales de Georgia.

Cuando las agencias subcontratan trabajo o almacenamiento a proveedores privados, puede no quedar claro quién debe entregar esos registros ante una solicitud de registros abiertos. Este proyecto de ley asigna esa responsabilidad a un custodio designado, lo que podría dificultar que los contratistas privados retengan o retrasen registros relacionados con asuntos públicos.

• La Sección 1 agrega una nueva definición a O.C.G.A. § 50-18-70 que identifica al 'custodio' o 'custodio legal' como la agencia, o un empleado designado, con la carga, la custodia, el cuidado y el control de un registro público.
• La Sección 2 revisa el O.C.G.A. § 50-18-71(a) para que todas las solicitudes de registros deban dirigirse a un custodio.
• La Sección 2 también exige que el custodio recupere registros preparados, mantenidos, recibidos o transferidos a una persona o entidad privada para un servicio, función o propósito de almacenamiento gubernamental, y exige que los tenedores privados los produzcan cuando se les solicite.
• La Sección 2 limita este deber al especificar que un custodio no necesita recuperar registros que tenga otra agencia o entidad pública, y que las solicitudes deben caber dentro del período de retención legal o de un acuerdo de retención.
• La Sección 3 establece la fecha de vigencia como la fecha de aprobación por parte del Gobernador o la fecha en que el proyecto de ley se convierta en ley sin aprobación.
• La Sección 4 deroga las leyes en conflicto.

1. 2025-05-14Effective Date
2. 2025-05-14Act 276
3. 2025-05-14Senate Date Signed by Governor (Senado)
4. 2025-04-10Senate Sent to Governor (Senado)
5. 2025-04-04Senate Agreed House Amend or Sub (Senado)
6. 2025-04-04House Passed/Adopted By Substitute (Cámara de Representantes)
7. 2025-04-04House Third Readers (Cámara de Representantes)
8. 2025-04-02House Withdrawn, Recommitted (Cámara de Representantes)

• Frank Ginn (R, SD-47)Patrocinador principal
• Randy Robertson (R, SD-29)
• Carden Summers (R, SD-13)
• Clint Dixon (R, SD-45)
• Shawn Still (R, SD-48)
• Bill Cowsert (R, SD-46)
• Ben Watson (R, SD-1)
• Blake Tillery (R, SD-19)
• Bo Hatchett (R, SD-50)
• John Albers (R, SD-56)
• Matt Brass (R, SD-6)
• Kay Kirkpatrick (R, SD-32)
• Russ Goodman (R, SD-8)
• Steve Gooch (R, SD-51)
• Sam Watson (R, SD-11)
• Emanuel Jones (D, SD-10)
• Kenya Wicks (D, SD-34)
• Brandon Beach (R, SD-21)
• Chuck Payne (R, SD-54)
• Victor Anderson (R, HD-10)

1. AprobadaVotación: Senado21 de febrero de 2025

   49 a favor, 0 en contra (5 sin votar, 2 con excusa)

   PASSAGE BY SUBSTITUTE: Senate Vote #80

2. AprobadaVotación: Cámara de Representantes4 de abril de 2025

   167 a favor, 1 en contra (1 sin votar, 11 con excusa)

   PASSAGE: House Vote #432

3. AprobadaVotación: Senado4 de abril de 2025

   53 a favor, 1 en contra (1 sin votar, 1 con excusa)

   AGREE TO HOUSE SUBSTITUTE: Senate Vote #490

• registros abiertos
• ley de registros públicos
• transparencia gubernamental
• contratistas gubernamentales
• ley de registros abiertos de Georgia